Casos reales y en funcionamiento

Problema

• El estándar de trabajo de los líderes no estaba levantado ni actualizado.
• Los recorridos Gemba, la entrega de turno y las novedades se gestionaban fuera de un sistema común.
• Supervisores y directivos no disponían de la información de la operación en tiempo real.
• Documentación asociada —Gemba Wall, procedimiento de inspecciones diarias de bodega— desactualizada.

Solución

• Standard Work de líderes: levantamiento y actualización del estándar de trabajo.
• Gemba Walk: recorridos diarios en 3 turnos, digitalizados en el aplicativo.
• Bitácora de entrega de turno, integrada en el mismo aplicativo.
• Gestión de novedades derivadas del Gemba, con seguimiento.
• Agente de IA en Microsoft Copilot construido sobre procedimientos corporativos, instructivos, manuales y el conocimiento de líderes, supervisores, directivos y expertos, para apoyar la planeación, la organización y la decisión del turno.
• Actualización documental: creación y actualización del Gemba Wall y del procedimiento de inspecciones diarias de bodega, entre otros.

Resultado

• Proyecto en curso, con producción parcial.
• ~20 líderes en Cartagena como usuarios directos, distribuidos en tres bodegas.
• Recorridos Gemba digitalizados en los 3 turnos diarios.
• Información de la operación disponible en tiempo real para supervisores y directivos.

Problema

• El checklist se imprimía desde un formato Excel y se diligenciaba a mano en campo.
• Los datos se transcribían después a computador.
• El reporte se consolidaba y socializaba en un paso posterior.
• El ciclo completo —inspección, transcripción, reporte, socialización— podía tomar una semana.

Solución

• Aplicativo de diligenciamiento en tiempo real desde campo, con la calificación de cada ítem: cumple (2), cumple parcialmente (1), no cumple (0).
• Cálculo automático del porcentaje de cumplimiento sobre la puntuación máxima posible.
• Generación inmediata del reporte al cerrar la auditoría.
• Notificaciones automáticas por correo a líderes, supervisores y responsables.
• Integración con el sistema corporativo de gestión de planes de acción, para derivar los hallazgos.

Resultado

• Ciclo completo reducido de una semana a un día.
• Eliminación de la impresión del formato y de la transcripción manual.
• Reporte disponible de forma inmediata al cerrar la inspección.
• 5–6 auditores operando en campo sobre el aplicativo; ~10 beneficiarios directos del reporte.
• 2 auditorías mensuales sostenidas.

Problema

• Existían sistemas para asignar cargas y pedidos, pero el cargue se documentaba en papel.
• Los formatos de inspección de vehículos se diligenciaban a mano.
• Las fotografías se tomaban con el celular y había que descargarlas, buscar el expediente del cargue, organizarlas y subirlas a una carpeta de red.
• Ante una reclamación de cliente, había que elaborar informes manuales, buscar documentos físicos y recopilar fotografías.

Solución

• Chequeos e inspecciones diligenciados dentro del aplicativo, en el momento del cargue.
• Captura de evidencia fotográfica desde la propia aplicación: ~20 fotografías por cargue en las líneas de cargue, ~25 contando los requisitos previos.
• Sincronización en tiempo real con SharePoint, sin descarga ni organización manual.
• Generación automática del informe consolidado al finalizar cada cargue.
• Expediente digital del cargue disponible sin que nadie tenga que armarlo.

Resultado

• Expediente digital completo por cargue, disponible de forma inmediata.
• Eliminación del diligenciamiento en papel, de la descarga manual de fotografías y del archivado en carpeta de red.
• Atención de reclamaciones de clientes resuelta por consulta directa del expediente, sin elaboración de informes ad hoc.
• Cargues documentados a diario, con ~20–25 fotografías cada uno.

Problema

• Los compromisos se tomaban a mano durante la reunión.
• La consolidación se hacía después, en Excel.
• El envío a los responsables era manual, por correo.
• No existía registro centralizado ni seguimiento del estado real de cada compromiso.
• La preparación del Visual Room (consolidación, presentaciones y resultados) dependía por completo de una persona.

Solución

• Registro de compromisos en tiempo real durante la reunión, desde el aplicativo.
• Notificaciones automáticas por correo al responsable de cada compromiso.
• Envío semanal automático del consolidado de compromisos pendientes.
• Módulo de automatización de Visual Room: consolidación de información, generación de presentaciones y publicación de resultados sin intervención manual.
• Ampliación posterior del alcance para gestionar cualquier compromiso del departamento, no solo los originados en Visual Room.

Resultado

• Registro centralizado de más de 100 compromisos, con trazabilidad y seguimiento de estado.
• Eliminación de la consolidación manual en Excel y del envío manual de correos.
• Liberación de la carga administrativa de la persona responsable de preparar el Visual Room.
• ~20 usuarios directos y sus equipos operando sobre la misma fuente de información.

Problema

• Cada bodega manejaba sus indicadores por separado, sin definición estandarizada.
• La extracción y el cálculo eran manuales.
• El personal encargado dedicaba aproximadamente una semana a extraer y calcular cada indicador.
• No existía una vista única del desempeño del departamento.

Solución

• Captura estructurada de datos en formularios y listas de SharePoint / Microsoft Lists.
• Definición estandarizada de los indicadores, común a todas las bodegas y áreas.
• Cálculo automático mediante Power Automate y Power Platform, sin extracción manual.
• Tablero en Power BI con los indicadores del departamento, actualizado en tiempo real.
• Ampliación del alcance del área inicial a todo el departamento, incluyendo bodegas externas.

Resultado

• Indicadores centralizados y estandarizados para 3 bodegas propias, ~6 bodegas externas y las áreas del departamento.
• Eliminación del cálculo manual que consumía aproximadamente una semana por ciclo.
• Cálculo automático y visualización en tiempo real como base de decisión.
• Más de 20 usuarios sobre el sistema.

Problema

• El emprendimiento crecía sin estructura formal de gestión.
• El registro de inventario, ventas y actividades era manual y disperso.
• La búsqueda de información y el registro consumían tiempo de la operación.
• No había presupuesto para software de gestión de pago.

Solución

• Gestión de inventario.
• Gestión contable.
• Catálogo digital de productos.
• Gestión de tareas.
• Planeación de contenidos para redes sociales.
• Seguimiento de actividades y calendarización operativa.
• Automatizaciones, recordatorios y alertas dentro del mismo entorno.
• Todo construido sobre Notion, herramienta gratuita y accesible para el cliente.

Resultado

• Sistema implementado, pagado por el cliente y en uso actual.
• Trazabilidad y gestión de ventas mejoradas respecto al registro manual previo.
• Ahorro de horas al reducir el registro, la búsqueda y la gestión manual de información.
• Operación centralizada en un único entorno, sin costo de licencias para el cliente.

Problema

• Un portafolio profesional sobre plantilla no demuestra capacidad de diseño ni de desarrollo.
• Se requería un sitio propio, coherente con un sistema de diseño definido y mantenible en el tiempo.

Solución

• Sitio desarrollado en Next.js con TypeScript.
• Estilos sobre Tailwind CSS, con design tokens propios (color, tipografía, espaciado, radios, sombras, motion, breakpoints).
• Biblioteca de componentes basada en shadcn/ui, extendida con los componentes del sistema propio.
• Dos temas de marca derivados de los mismos tokens.
• Publicación del sitio en producción.

Resultado

• Sitio desarrollado y publicado: https://cristian-castilla.com.
• Design system y design tokens propios, aplicados de forma consistente en el producto.
• Demuestra el paso completo de sistema de diseño a producto publicado.